24.5.07

Parental advisory: Universitäre Wirklichkeit, Teil 4: Money makes the world go round

Ich habe für meinen Chef dienstlich bei US-Bibliotheken etwas bestellt. Die wollen Vorkasse und akzeptieren entweder Kreditkarte oder Scheck. Überweisungen kennen Amis in der Regel nicht. Bibliotheken sind desweiteren wohl in den USA zu ehrwürdig, um internetbasierte Zahlungsmethoden anzuwenden.
Unsere Dienststelle hat keine Kreditkarte, also bleibt der Scheck.
Dass wir überhaupt per Scheck zahlen können, wusste weder die zuständige Person unserer institutseigenen Kostenstelle noch die Person in der Abrechnungsstelle der Fakultät. Erst die Hauptkasse konnte mir zusichern, dass das geht.

Vor zwei Wochen habe ich dann den Vorgang an die Kostenstelle unseres Instituts persönlich weitergegeben (ich liebe kurze Dienstwege) Heute rief die an und sagte, der Vorgang könne nicht bearbeitet werden, weil die Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers fehlten.
Seit wann kann ich bei einem Scheck angeben, bei welcher Bank er vom Scheckempfänger eingelöst wird???
Nach einer Stunde verschiedener Telefonate war klar, was das Problem war. Die Abrechnungsstelle der Fakultät hatte nicht mitbekommen, dass es um eine Scheckanweisung ging. Stand zwar auf den Rechnungen, war aber nicht markiert oder besonders auf Post-It vermerkt.
So ein Vorgang dauert dann mal zwei Wochen...
Die Kostenstelle des Instituts und die Abrechnungsstelle der Fakultät liegen eine Straßenkreuzung auseinander... Zwei Wochen dauert es, bis sie feststellen, dass etwas fehlt, von dem ich nach einer Stunde feststelle, dass es nicht fehlt, sondern es nur an klaren, fett mit Signalfarbe markierten Anweisungen mangelte...

Gerade habe ich also den kompletten Vorgang von vorne begonnen, bin damit zur Kostenstelle, habe gewartet, bis dort drei Stempel, zwei Unterschriften, eine Kopie und ein Extraformblatt dazukamen, habe die Akte über die Straße getragen zur Abrechnungsstelle und habe da der des englischen nicht mächtigen Sachbearbeiterin geduldig erklärt, was die US-Bibliotheken gerne von uns hätten.
Die Sachbearbeiterin hat sich dann durchaus Mühe gegeben (und sich auch für ihr Überlesen der nicht markierten Scheckanweisung mehrfach entschuldigt). Allerdings konnte sie nicht viel ausrichten.
Denn: Bevor sie den Scheck anweisen kann, muss eine andere Stelle innerhalb der Universität im computergesteuerten Abrechnungssystem (von der Firma SAP...) ein eigenes Buchungskonto nur für die entsprechende US-Bibliothek einrichten. Erst wenn dies im System ist, kann die Abrechnungsstelle den Scheck anweisen. Die Anweisung wird dann von der Hauptkasse der Uni an die Hausbank der Uni weitergeleitet...

Da die US-Bibliotheken nur in US-Dollars ausgestellte Schecks einer US-Bank akzeptieren, wird die Hausbank dann ihre US-amerikanische Partnerbank anweisen, den Scheck auszustellen und an die Bibliotheken zu schicken.
Die allerdings wollen den Scheck nur zusammen mit dem von meinem Chef unterschriebenen Bestellformular bekommen. Bis zur Abrechnungsstelle unserer Fakultät habe ich dafür gesorgt, dass dieses Formular unversehrt unterwegs war...

Wozu eingentlich bieten unsere Germanistik-Professoren Kafka-Seminare an?

Kommentare:

anne hat gesagt…

boah, ich bin schon nach dem ersten post-it ausgestiegen... josef k. heißt ab heute aber björn g.

Julie Paradise hat gesagt…

Jeder könnte Josef K. sein, zumindest, wenn er ein Kollege ist.

Herman Stein hat gesagt…

Yeeeeha; der Versuch, in das Schloss zu kommen, stellte sich nicht schwieriger dar. Kämpft die bürokratische Struktur mit sich selbst oder hält sie sich selbst am Laufen? Wahrscheinlich beides. Wenn man in diesen Strudel gerät, sieht man kein Land mehr; das Schloss schon gar nicht.
Bist Du der Schlüsselmeister?